Mitarbeiter/in (w/m/d) im Sekretariatsbereich

Das III. Physikalische Institut B der RWTH Aachen gehört zur Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften. Es beschäftigt sich mit aktuellen Fragestellungen der experimentellen Elementarteilchenphysik und der Astroteilchenphysik. Wir beteiligen uns an vielen Experimenten der Großgeräteforschung. Unter anderem arbeiten wir seit 2009 am CMS Experiment am europäischen Zentrum für Teilchenphysik CERN in Genf. Weitere Experimente befinden sich an weltweit verteilten Standorten: am Südpol (IceCube), in Japan (T2K), in China (JUNO), sowie in Europa (Einstein-Teleskop, Double Chooz). Die Detektorentwicklung zum Teilchennachweis und zur Teilchenidentifikation bildet einen Schwerpunkt unserer Forschung. Ferner arbeiten wir an Anwendungen in der Medizinphysik (Strahlentherapie) und Raumfahrt. Das Institut befindet sich auf dem Campus Melaten. Online finden Sie uns hier: https://www.institut3b.physik.rwth-aachen.de/

Sie verfügen über eine abgeschlossene kfm. Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige relevante Berufserfahrung. Idealerweise sind Sie vertraut mit den Strukturen und den Verwaltungsabläufen innerhalb der RWTH. Sie haben Spaß und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von internationalen und nationalen Konferenzen und Workshops. Sie verfügen über gute EDV-Kenntnisse, beherrschen den sicheren Umgang mit den gängigen Office-Programmen (MS Word, Excel, Outlook) und können sich in der deutschen und englischen Sprache mündlich wie schriftlich sehr gut ausdrücken.

Sie sind motiviert und belastbar, haben eine schnelle Auffassungsgabe und zeichnen sich durch ihr Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbständige und sorgfältige Arbeitsweise aus.

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher Herkunft und verfügen über ein hohes Maße an Kommunikationsfähigkeit. Ein sicheres und freundliches Auftreten und die Bereitschaft, konstruktiv im Team zu arbeiten, sind für Sie selbstverständlich.

Sie arbeiten in der zentralen Anlaufstelle für Studierende, Mitarbeitende und Gäste des Instituts. Ihnen obliegt die Organisation und Koordination internationaler und nationaler Workshops, Tagungen und Schulen. Dazu gehört auch die Öffentlichkeitsarbeit und Pflege der Internetpräsenz des Instituts im RWTH Web CMSystem. Sie kümmern sich um die Überwachung und Führung der Konten des Instituts und des Fördervereins. Sie unterstützen ihre Kollegin bei den allgemeinen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Reiseplanung, Beschaffungen, Prüfungsorganisationen etc.) und vertreten diese im Urlaub.

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.