Verwaltungsbeschäftigte/r, Sekretariat und Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Das Institut für Flugsystemdynamik (FSD) der RWTH Aachen widmet sich der Auslegung, Modellierung und Automatisierung von Flugsystemen. Ein Forschungsschwerpunkt liegt auf der Regelung und dem sicheren Betrieb hochautomatisierter unbemannter Flugsysteme. Diese eignen sich beispielsweise für den Transport zeitkritischer medizinischer Güter (z.B. Forschungsprojekt Eden-Medical) und als Sensorträger zur Unterstützung von Rettungskräften (z.B. Forschungsprojekt RaMilan). 

Weitere Forschungsschwerpunkte des Institutes sind die flugdynamische Identifikation und die Integration der Flugsysteme in den Luftraum sowie die Erforschung und Entwicklung der hierfür nötigen Sensorik und Flugrechner in Soft- und Hardware. 

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Wir setzen eine selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten ebenso voraus wie sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) sowie mit Finanzbuchhaltungssoftware, insbesondere SAP.

Im Einzelnen sind folgende Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse wünschenswert:

- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
- mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariat oder als Assistent/in einer Abteilungs-/Geschäftsleitung
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sichere Anwendung gängiger Büro-Anwendungsprogramme (MS Office, Internet)
- strukturierte Arbeitsweise
- Organisationsgeschick
- verbindliche Umgangsformen, Freude am Umgang mit Menschen unterschiedlicher kultureller Herkunft

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig das Tagesgeschäft des Sekretariates sowie die Unterstützung in den Bereichen Personal- und Rechnungswesen des Instituts und dem Dienstreisemanagement mit folgenden Schwerpunkten:

Mitwirkung im Tagesgeschäft des Instituts, u.a.:
- selbstständige Erledigung von organisatorischen und verwaltungstechnischen Lehrstuhlaufgaben
- Abwicklung des Schriftverkehrs; Textgestaltung, sprachliche Überprüfung und Bearbeitung ausgehender Dokumente
- Organisation und Vorbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Besprechungen
- Verwaltung von E-Mails sowie Terminplanung und -verwaltung der Institutsleitung
- Annahme und Vermittlung von schriftlichen und telefonischen Anfragen
- Mitwirkung bei der Organisation der Lehre
- administrative Unterstützung von Abschlussarbeiten
- Organisation bei der Aktenführung

Mitwirkung im Bereich Personalwesen und Dienstreisemanagement:
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen und fallweise Exkursionen
- Vorbereitung und Änderung von Arbeitsverträgen
- Urlaubsverwaltung

Mitwirkung im Bereich Rechnungswesen:
- Bearbeitung von Rechnungsein- und ausgängen
- Bestell- und Beschaffungsvorgänge

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 01.11.2026 zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit Dreiviertel der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). 

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