Datenschutzhinweise zur Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungen im RWTH Jobportal an der RWTH Aachen University

Diese Datenschutzhinweise gemäß den Vorgaben der DSGVO gelten für das RWTH Jobportal (jobs.rwth-aachen.de und intern.jobs.rwth-aachen.de) der RWTH Aachen University.

Stand der Datenschutzhinweise: 12.01.2026

1.    Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Unterlagen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80-1
Telefax: +49 241 80-92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: https://www.rwth-aachen.de/rektorat

2.    Kontaktdaten der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80-94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
Website: https://www.rwth-aachen.de/datenschutz

3.    Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die RWTH Aachen University für die Verarbeitung personenbezogener Daten im RWTH Jobportal ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortliche“, „Dritte“ etc. wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen. Nach Art 6 DS-GVO ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung mindestens durch eine der nachfolgenden Bedingungen begründet:

  • ­Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO) zur Erstellung eines RWTH Jobportal-Accounts und für die optionalen Funktionen Job-Abo und Kontaktformular
  • ­Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) für die Erstellung des RWTH Jobportal-Accounts und das Einreichen von Bewerbungen und wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt, und wenn die Schwerbehinderteneigenschaft angeben wird, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO

4.    Angaben zu den erhobenen personenbezogenen Daten im RWTH Jobportal

Bei Stellenausschreibungen, die über das Online-Bewerbungsmanagement der RWTH abgewickelt werden, werden neben Ihren eigentlichen Bewerbungsunterlagen im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Bewerbung folgende personenbezogene Daten von Ihnen erhoben:

  • ­Persönliche Daten: Anrede, (ggf.) Akademischer Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit,
  • ­Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Land, Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Adresszusatz
  • ­Kommunikationssprache, Abfrage zu „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“
  • ­Sprachkenntnisse

Darüber hinaus können folgende Daten optional erhoben werden:

  • ­ Besondere Daten: (Schwer-)Behinderung / Gleichstellung
  • ­ Schulbildung: Höchster Schulabschluss, (voraussichtliches) Datum des Schulabschlusses
  • ­ Ausbildung: Ausbildungsunternehmen, (voraussichtliches) Datum des Abschlusses der Ausbildung, (angestrebter) Abschluss der Ausbildung, Abschlussnote der Ausbildung
  • ­Studium: (angestrebter) Hochschulabschluss, (voraussichtliches) Datum des Hochschulabschlusses, Studiengang, Abschlussnote des Studiums bzw. Angaben zur Beschäftigung als Studentische Hilfskraft
  • ­Weiterqualifizierung: Anbieter, Abschluss der Weiterqualifizierung
  • ­Berufserfahrung: Arbeitgeber, Beschäftigungszeitraum, Funktion/Tätigkeitsbeschreibung, Angabe zur Beschäftigung an der RWTH Aachen University
  • ­Stellenspezifische Angaben zu Kompetenzen und Qualifikationen
  • ­Bewerbungsunterlagen (z.B. Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.)

Bei der Mitteilung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Bereich „Persönliche Daten“ des Bewerbungsformulars handelt es sich um eine freiwillige Angabe. Wenn Sie nicht schwerbehindert oder einer/einem Schwerbehinderten gleichgestellt sind, eine vorhandene Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Bewerbungsprozess nicht berücksichtigt werden soll, oder Sie hierzu keine Angaben machen möchten, wählen Sie bitte „Keine Angabe“. Haben Sie bei der Online-Bewerbung „Keine Angabe“ bei der Schwerbehinderungsabfrage angegeben und es ist aus Ihren Bewerbungsunterlagen ersichtlich, dass dennoch eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung vorliegt, z.B. wenn eine Kopie des Schwerbehinderungsausweises beigefügt wurde oder dies im Lebenslauf oder Anschreiben vermerkt ist, gehen wir von einer versehentlichen Falscheingabe aus und es wird die Schwerbehinderungskennzeichnung im RWTH Jobportal nachgepflegt und Sie werden darüber informiert.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit der Schwerbehinderungskennzeichnung und damit verbundenen Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung am Bewerbungsverfahren zu widersprechen in dem Sie dies explizit zurückmelden. Dies führt dazu, dass Ihre Bewerbung ohne Berücksichtigung der gesetzlichen Verfahrens- und / oder Förderpflichten, welche sich besonders aus den §§ 163 ff SGB IX ergeben, bearbeitet wird.

5.    Datenspeicherung, Datennutzung und Datenlöschung

Die von Ihnen eingereichten personenbezogenen Daten und Dateien werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung genutzt und im Falle Ihrer Anstellung für die Beschäftigungszwecke weiterverarbeitet.

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Entscheidung bezüglich Ihrer Bewerbung erforderlich ist bzw. die gesetzlichen Bestimmungen es verlangen. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und der RWTH Aachen University nicht zustande kommt, können darüber hinaus noch Daten weiter gespeichert werden, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist.

Unabhängig vom Weg der Bewerbung (Online über das RWTH Jobportal, papierbasiert postalisch oder per E-Mail) haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen.

  1. Online-Bewerbungen
    Alle eingereichten Bewerbungsunterlagen und die Angaben zur Ausbildung und dem beruflichen Werdegang werden umgehend gelöscht. Ihre persönlichen Daten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse) und der Status Ihrer Bewerbung inkl. der Historie mit Rückzugswunsch werden bis zum Ende des Bewerbungsverfahrens im RWTH Jobportal gespeichert.
  2. Papierbasierte bzw. E-Mail-Bewerbungen
    Alle eingereichten Bewerbungsunterlagen werden vernichtet bzw. ggf. an den Bewerbenden zurückgesendet. Ihre persönlichen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse bzw. postalische Adresse) sowie der protokollierte Rückzugswunsch werden bis zum Ende des Bewerbungsverfahrens aufgehoben.

In allen Fällen werden die Daten nach Abschluss des Verfahrens noch sechs Monate aufbewahrt, um den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nachzukommen. Darüber hinaus haben Sie bei einer Online-Bewerbung die Möglichkeit, jederzeit die Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail an jobportal@zhv.rwth-aachen.de einzufordern. Dies führt dazu, dass Ihre personenbezogenen Daten und Dateien aus dem RWTH Jobportal am Folgetag gelöscht werden. Die E-Mail mit dem Anonymisierungswunsch wird sechs Monate nach dem Ende des Verfahrens gelöscht.

Die RWTH Aachen University behält sich jedoch vor, eine beschränkte Anzahl Ihrer Daten (Angabe zur Beschäftigung an der RWTH Aachen University, Anrede, Schwerbehindertenstatus, Wohnort, Geburtsjahr, Bewerbungsstatus, Schulabschuss, Studium, Studienabschluss, Berufsabschluss, Akademischer Titel, Abfrage zu „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“) zur statistischen Auswertung über die Standardaufbewahrungsfristen hinaus zu speichern. Die Daten sind anonymisiert und lassen keine Rückschlüsse oder Rekonstruktion Ihrer Bewerbung zu.

6.    Empfänger der Daten

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können folgende Personenkreise Ihre eingereichten Daten und Unterlagen einsehen:

  • ­Stellenverantwortliche Hochschuleinrichtung
  • ­Für die Stellenausschreibung zuständige Personalabteilung
  • ­Support-Team RWTH Jobportal
  • ­Schwerbehindertenvertretung
  • ­Gleichstellungsbeauftragte
  • ­Für die Stellenausschreibung zuständiger Personalrat

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Hiervon abweichend gibt es die folgenden zwei Ausnahmen:

  • Die Weitergabe ist zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen die RWTH Aachen University erforderlich.
  • Es besteht ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit der milch & zucker GmbH. Im Rahmen dieser bestehenden Supportvereinbarung mit der Firma milch und zucker GmbH kann diese Einsicht in die Daten nehmen, sofern dies zur Behebung von Fehlern notwendig ist.

7.    RWTH Jobportal-Account

Um das RWTH Jobportal nutzen zu können, benötigen Sie einen RWTH Jobportal-Account. Hierzu können Sie sich im RWTH-Jobportal händisch registrieren oder als RWTH-Angehörige*r ihren RWTH Single Sign-On Account verwenden (s. Absatz 9.)

Bewerbungen, die über das Online-Bewerbungsverfahren im RWTH Jobportal eingereicht werden, sind automatisch mit dem Anlegen eines Benutzerkontos im RWTH Jobportal (RWTH Jobportal-Account) verbunden (sofern nicht schon erfolgt). Die Kommunikation und Terminkoordination erfolgt bei Online-Bewerbungen immer über das RWTH Jobportal.

Wenn Sie ein Benutzerkonto im RWTH Jobportal angelegt haben, können Sie dieses regelmäßig verlängern bzw. werden in regelmäßigen Abständen (6 Monate) aufgefordert, dieses zu verlängern. Nicht verlängerte Benutzerkonten werden im ersten Schritt deaktiviert und anschließend nach 6 Monaten automatisch gelöscht.

Möchten Sie kein Benutzerkonto im RWTH Jobportal anlegen, reichen Sie Ihre Bewerbung auch bei Stellenausschreibungen, die an das Online-Bewerbungsverfahren gekoppelt sind, bitte postalisch als Papierbewerbung ein.

RWTH Jobportal-Accounts, bei denen die Registrierung nicht abgeschlossen bzw. bestätigt wurde, werden nach 21 Tagen gelöscht. Ihre Online-Bewerbung wird ohne Bestätigung der Registrierung nicht berücksichtigt. Sie haben darüber hinaus zu jeder Zeit die Möglichkeit Ihren RWTH Jobportal-Account über das Jobportal selbständig zu löschen. Die Löschung wird sofort aktiv und alle damit verbundenen aktiven Bewerbungen werden automatisch zurückgezogen.

8.    Anmeldung/Registrierung im RWTH Jobportal mit Ihrem LinkedIn-Profil

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, zur Anmeldung im RWTH Jobportal bzw. zur Erstellung eines persönlichen RWTH Jobportal-Accounts Ihren ggf. bereits vorhandenen LinkedIn-Account zu nutzen. In diesem Fall findet eine Prüfung statt, ob Sie einen gültigen Account bei LinkedIn besitzen, mit dessen Zugangsdaten Sie sich dann im RWTH Jobportal einloggen können.   Mit Ihrer Zustimmung werden Vorname, Nachname und Ihre E-Mail-Adresse zur Erstellung des RWTH Jobportal Accounts von LinkedIn an das RWTH Jobportal übertragen. Das LinkedIn Profilbild wird nicht in den RWTH Jobportal Account übernommen. Ohne Zustimmung zur Datenübernahme wird kein RWTH Jobportal Account angelegt.

9.    Anmeldung/Registrierung im RWTH Jobportal mit Ihrem RWTH Single Sign-On Account

Mit dieser Funktion haben Sie als RWTH Angehörige*r die Möglichkeit, zur Anmeldung im RWTH Jobportal bzw. zur Erstellung eines persönlichen RWTH Jobportal-Accounts Ihren bereits vorhandenen RWTH Single Sign-On Account zu nutzen. In diesem Fall werden Ihnen die vom Identity Management übertragenen Daten zur Zustimmung vorgelegt. Ohne Zustimmung wird kein RWTH Jobportal-Account angelegt. Es kann nur von den Administratoren des RWTH Jobportals eingesehen werden, ob der RWTH Jobportal-Account mit dem RWTH Single Sign-On Account gekoppelt ist. Bewerbungen für RWTH-interne Stellenausschreibungen sind ausschließlich über den RWTH Single Sign-On Account zugänglich.

10.  Job Abo

Das RWTH Jobportal bietet Ihnen optional die Möglichkeit, ein Job-Abo anzulegen, um sich über neue Stellenausschreibungen an der RWTH Aachen University informieren zu lassen. Im Rahmen eines mailadressenbasierenden Job-Abos, wird mit Ihrer Zustimmung die E-Mail-Adresse so lange gespeichert, wie das Job-Abo aktiv ist. Sie können das Job-Abo jederzeit kündigen und damit die Einwilligung zur Speicherung der E-Mail-Adresse widerrufen. Die E-Mail-Adresse wird unverzüglich gelöscht. Zu diesem Zweck befindet sich in jeder über das Job-Abo verschickten E-Mail ein entsprechender Link. Job Abos für RWTH-interne Stellenausschreibungen sind ausschließlich über den RWTH Single Sign-On Account zugänglich.

11.  Kontaktformular

Im RWTH Jobportal ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nehmen Sie diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten per E-Mail an das Jobportal-Team übermittelt. Diese Daten sind:

  • Anrede (optional)
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefon (optional)

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

12.  Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

a.) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei jedem Aufruf dieser Webseite ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen Ihrem Endgerät, beispielsweise Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon und Servern, die die Webseite zum Abruf bereitstellen, erforderlich, um eine Kommunikation zwischen Ihrem Endgerät und dieser Webseite herzustellen. Bei jedem Zugriff auf die Webseite werden zudem Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen fallen folgende Daten an:

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse des Nutzers
  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

Die Protokolldaten werden für einen ordnungsgemäßen Betrieb der Webseiten, das heißt zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehlern verarbeitet.

Darüber hinaus werden die Protokolldaten zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen verarbeitet. Dies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), 32 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 58 Abs. 1 DSG NRW.

b.) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die vorübergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW.

c.) Datenlöschung und Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Normalerweise ist dies nach spätestens der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

13.  Verwendung von Cookies

a.) Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Jobportal der RWTH Aachen University verwendet ein technisch notwendigen Session Cookie.

Bei Cookies handelt es sich um Informationen, die durch den Internetbrowser, in der Regel in einer Datenbank, verwaltet werden. Ruft ein Nutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Computersystem des Nutzenden gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen des Jobportals ermöglicht.

Der Zweck der Verwendung des technisch notwendigen Cookies dient der Sicherstellung der Funktionalität des Jobportals. Dabei werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

b.) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. § 3 HG NRW.

c.) Datenlöschung und Speicherdauer

Das Session Cookie hat kein Ablaufdatum und wird nur für die Dauer der aktuellen Browsersitzung gespeichert (in der Regel beim Beenden des Browsers bzw. beim Schließen aller Browserfenster. In privaten/Inkognito-Fenstern spätestens beim Schließen des privaten Fensters). Das Cookie kann jederzeit manuell über die Browser-Einstellungen gelöscht werden.

14.  Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen. Dazu gehören:

  • ­Ihr Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO).;
  • ­Ihr Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
  • ­Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO.;
  • ­Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO zu verlangen;
  • ­Ihr Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO zu verlangen;
  • ­Ihr Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW einzureichen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

An die Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW sind etwaige Beschwerden zu richten, sofern die Auskunft gebende Behörde ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.