Leitungsassistenz (w/m/d)

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Die Abteilung Finanzen, Personal & Organisation (FPO) des IT Centers der RWTH Aachen University sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung in der Gruppe Organisationsunterstützung. 

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Berufserfahrung als Leitungsassistenz oder in einer vergleichbaren Position mit.

Das bringen Sie mit:

• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Interesse an neuen Themengebieten und die Bereitschaft, sich weiterzubilden
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelles und souveränes Auftreten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Die Abteilung FPO (Finanzen, Personal & Organisationsunterstützung) fungiert als interner Dienstleister für sämtliche Verwaltungsangelegenheiten innerhalb des IT Centers. Das vielfältige Aufgabenspektrum umfasst das Personal- und Ausbildungsmanagement, das Finanz- und Drittmittelmanagement einschließlich des Reisekostenabrechnungsverfahrens sowie die Organisations- und Lehrunterstützung. Darüber hinaus gehört das FPO-interne Qualitätsmanagement zu den zentralen Aufgabenbereichen der Abteilung.

Die Gruppe Organisationsunterstützung übernimmt vielfältige organisatorische Aufgaben. Innerhalb der Gruppe übernehmen Sie die Leitungsassistenz für den Direktor und den Geschäftsführer des IT Centers.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Koordination und Nachverfolgung von Terminen
• Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit
• Bearbeitung der Korrespondenz sowie deren sachgerechte Ablage
• Koordination des E-Mail-Schriftverkehrs
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen

Darüber hinaus ist der Direktor des IT Centers Inhaber des Lehrstuhls für Informatik 12 (Hochleistungsrechnen). In diesem Zusammenhang übernehmen Sie administrative Aufgaben im Bereich der Lehre. Hierzu gehören:

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen
• Erfassung der Klausuranmeldungen sowie Einpflege der Klausurnoten in die entsprechende Anwendungssoftware
• Korrespondenz mit Studierenden
• Verwaltung der Anmeldungen für Abschlussarbeiten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlicher Qualifikation.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Darüber hinaus steht allen Beschäftigten der RWTH Aachen die Online-Plattform „Corporate Benefits“ mit vielfältigen Preisnachlässen auf Produkte und Dienstleistungen diverser Anbieter*innen zur Verfügung.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Unter https://www.rwth-aachen.de/bewerbung/dsgvo-information finden Sie Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach den Artikeln 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung

Weitere Kontaktperson