Mitarbeiter/in im Geschäftszimmer für die Koordination der Besucherprogramme (w/m/d)

Das Dezernat 2.0 - International Office koordiniert die internationalen Beziehungen der RWTH Aachen, entwickelt Programme mit ausländischen Partnerhochschulen und berät und unterstützt internationale Studierende sowie Studierende, die Auslandsaufenthalte anstreben. Es ist zuständig für die Beratung, Zulassung und Einschreibung internationaler Studierender, die einen Abschluss an der RWTH anstreben. Das Dezernat sucht ein/e Mitarbeiter/-in im Geschäftszimmer für die Koordination von Besucherprogrammen.

Warum das International Office?

• Spannende Arbeitsthemen an einer führenden europäischen Hochschule
• Viel Gestaltungsspielraum und hohe Selbständigkeit im eigenen Verantwortungsbereich
• Ein hochmotiviertes, kreatives Team im internationalen Arbeitsumfeld
• Arbeit bei einem familiengerechten und inklusiven Arbeitgeber mit stark ausgeprägter Gesundheitskultur
• Breites Angebot an beruflichen Fortbildungen sowie Möglichkeiten der persönlichen Entfaltung

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbarer Abschluss in einer einschlägigen Ausrichtung
• gute Kenntnisse der Finanz- und Verwaltungsabläufe sowie Verwaltungsvorschriften deutscher Hochschulen
• Starke Motivation und Befähigung mit Menschen, insbesondere aus anderen Kulturen, umzugehen
• Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• Teamfähigkeit
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von elektronischen Arbeitsmitteln wie Microsoft Office

• Konzeption und Organisation von Besuchsprogrammen für internationale Gäste
• Unterstützung der Länderexperten bei der Kommunikation mit internationalen Partnern
• selbständige Korrespondenz mit aus- und inländischen Partnern in deutscher und englischer Sprache
• selbständige Projektorganisation, -koordination und -begleitung
• Vorbereitung von Reisen im In- und Ausland, einschließlich Reisekostenabrechnungen
• Planung und Überwachung von Terminen und internen Veranstaltungen
• Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
• Vorbereitung von Personaleinstellungen und Bearbeitung von Personalangelegenheiten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 01.01.2025 zu besetzen und befristet bis Oktober 2025 im Rahmen einer Elternzeitvertretung.
Eine Verlängerung wird angestrebt.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Voraussetzung.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.