Datenschutzhinweise zur Erhebung personenbezogener Daten für Bewerbungen an der RWTH Aachen University

1.    Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die RWTH Aachen University für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortliche“, „Dritte“ etc. wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen. Nach Art 6 DS-GVO ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung mindestens durch eine der nachfolgenden Bedingungen begründet:

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO) für Job-Abo und für die Erstellung des Jobportal-Accounts 
  • Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO) für Bewerbungen und wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt, wenn die Schwerbehinderteneigenschaft angegeben wird, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO 

 

2.    Angaben zu den erhobenen personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen erhoben:

  • Persönliche Daten: Anrede, (ggf.) Akademischer Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit,
  • Besondere Daten: (Schwer-)Behinderung / Gleichstellung
  • Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Land, Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Adresszusatz
  • Kommunikationssprache, Abfrage zu „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“
  • Sprachkenntnisse

Darüber hinaus können folgende Daten optional erhoben werden:

  • Schulbildung: Höchster Schulabschluss, (voraussichtliches) Datum des Schulabschlusses
  • Ausbildung: Ausbildungsunternehmen, (voraussichtliches) Datum des Abschlusses der Ausbildung, (angestrebter) Abschluss der Ausbildung, Abschlussnote der Ausbildung
  • Studium: (angestrebter) Hochschulabschluss, (voraussichtliches) Datum des Hochschulabschlusses, Studiengang, Abschlussnote des Studiums bzw. Angaben zur Beschäftigung als Studentische Hilfskraft
  • Weiterqualifizierung: Anbieter, Abschluss der Weiterqualifizierung
  • Berufserfahrung: Arbeitgeber, Beschäftigungszeitraum, Funktion/Tätigkeitsbeschreibung, Angabe zur Beschäftigung an der RWTH Aachen University
  • Stellenspezifische Angaben zu Kompetenzen und Qualifikationen
  • Bewerbungsunterlagen (z.B. Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.)

Bei der Mitteilung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Bereich „Persönliche Daten“ des Bewerbungsformulars handelt es sich um eine freiwillige Angabe. Wenn Sie nicht schwerbehindert oder einer/einem Schwerbehinderten gleichgestellt sind, eine vorhandene Schwerbehinderung oder Gleichstellung im Bewerbungsprozess nicht berücksichtigt werden soll, oder Sie hierzu keine Angaben machen möchten, wählen Sie bitte „Nein“. Haben Sie bei der Online-Bewerbung „Nein“ bei der Schwerbehinderungsabfrage angegeben und es ist aus Ihren Bewerbungsunterlagen ersichtlich, dass dennoch eine Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung vorliegt, z.B. wenn eine Kopie des Schwerbehinderungsausweises beigefügt wurde oder dies im Lebenslauf oder Anschreiben vermerkt ist, wird gehen wir von einer versehentlichen Falscheingabe aus und es wird die Schwerbehinderungskennzeichnung im Jobportal nachgepflegt und Sie werden darüber informiert.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit der Schwerbehinderungskennzeichnung und damit verbundenen Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung am Bewerbungsverfahren zu widersprechen in dem Sie dies explizit zurückmelden. Dies führt dazu, dass Ihre Bewerbung ohne Berücksichtigung der gesetzlichen Verfahrens- und / oder Förderpflichten, welche sich besonders aus den §§ 163 ff SGB IX ergeben, bearbeitet wird.

 

3.    Datenspeicherung, Datennutzung und Datenlöschung

Die von Ihnen eingereichten personenbezogenen Daten und Dateien werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung genutzt und im Falle Ihrer Anstellung für die Beschäftigungszwecke weiterverarbeitet. Im Umkehrschluss wird die RWTH Aachen University kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, wenn Sie keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung einreichen.

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Entscheidung bezüglich Ihrer Bewerbung erforderlich ist bzw. die gesetzlichen Bestimmungen es verlangen. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und der RWTH Aachen University nicht zustande kommt, können darüber hinaus noch Daten weiter gespeichert werden, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. In diesem Fall verbleiben Ihre persönlichen Daten (Anrede, (ggf.) Akademischer Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, (Schwer-)Behinderung / Gleichstellung, Angabe zur Beschäftigung an der RWTH Aachen University), Ihre Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Land, Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl, Adresszusatz) und der Status Ihrer Bewerbung inkl. der Historie bis zum Ende des Bewerbungsverfahrens im Jobportal gespeichert. Alle eingereichten Bewerbungsunterlagen und alle anderen von Ihnen getätigten Angaben, z.B. zur Ausbildung und dem beruflichen Werdegang werden umgehend gelöscht. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens greifen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten noch sechs Monate aufbewahrt, um den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nachzukommen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, jederzeit die Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten per E-Mail an jobportal@zhv.rwth-aachen.de einzufordern. Dies führt dazu, dass Ihre personenbezogenen Daten und Dateien aus dem Jobportal am Folgetag gelöscht werden.

Die RWTH Aachen University behält sich jedoch vor, eine beschränkte Anzahl Ihrer Daten (Angabe zur Beschäftigung an der RWTH Aachen University, Anrede, Schwerbehindertenstatus, Wohnort, Geburtsjahr, Bewerbungsstatus, Schulabschuss, Studium, Studienabschluss, Berufsabschluss, Akademischer Titel, Abfrage zu „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“) zur statistischen Auswertung über die Standardaufbewahrungsfristen hinaus zu speichern. Die Daten sind anonymisiert und lassen keine Rückschlüsse oder Rekonstruktion Ihrer Bewerbung zu.

 

4.    Anmeldung im RWTH Jobportal mit Ihrem LinkedIn-Profil

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, zur Anmeldung im RWTH Jobportal bzw. zur Erstellung eines persönlichen Accounts Ihren ggf. bereits vorhandenen LinkedIn-Account zu nutzen. In diesem Fall findet eine Prüfung statt, ob Sie einen gültigen Account bei LinkedIn besitzen, mit dessen Zugangsdaten Sie sich dann im RWTH Jobportal einloggen können. Hier wird nur das Prüfergebnis (gültiger Zugang oder nicht) an das RWTH Jobportal übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten von LinkedIn an das RWTH Jobportal übertragen.

 

5.    Job Abo

Das RWTH Jobportal bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Job-Abo anzulegen, um sich über neue Stellenausschreibungen an der RWTH Aachen University informieren zu lassen. Hierbei können Sie auswählen, ob Sie im Rahmen Ihres Benutzeraccounts oder in Form eines anonymen Job-Abos täglich, wöchentlich oder monatlich informiert werden möchten. Ihre E-Mail-Adresse wird so lange gespeichert, wie das Job-Abo aktiv ist. Sie können das Job-Abo jederzeit kündigen. Zu diesem Zweck befindet sich in jeder über das Job-Abo verschickten E-Mail ein entsprechender Link.

 

6.    Jobportal-Account

Wenn Sie ein Benutzerkonto im Jobportal angelegt haben, können Sie dieses regelmäßig verlängern bzw. werden in regelmäßigen Abständen (6 Monate) aufgefordert, dieses zu verlängern. Nicht verlängerte Benutzerkonten werden im ersten Schritt deaktiviert und anschließend nach 6 Monaten automatisch gelöscht.

Jobportal-Accounts, bei denen die Registrierung nicht abgeschlossen bzw. bestätigt wurde, werden nach 21 Tagen gelöscht. Sie haben darüber hinaus zu jeder Zeit die Möglichkeit Ihren Jobportal-Account über das Jobportal selbständig zu löschen. Die Löschung wird sofort aktiv und alle damit verbundenen aktiven Bewerbungen werden automatisch zurückgezogen.

 

7.    Die am Bewerbungsprozess beteiligten Personenkreise

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können folgende Personenkreise Ihre eingereichten Daten und Unterlagen einsehen:

  • Stellenverantwortliche Hochschuleinrichtung
  • Für die Stellenausschreibung zuständige Personalabteilung
  • Support-Team Jobportal
  • Schwerbehindertenvertretung
  • Gleichstellungsbeauftragte
  • Für die Stellenausschreibung zuständiger Personalrat

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dass dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen die RWTH Aachen University erforderlich ist.

 

8.    Ihre Rechte als betroffene Person:

Sie können als betroffene Person die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen. Dazu gehören:

  • Ihr Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • Ihr Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
  • Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO zu verlangen;
  • Ihr Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO zu verlangen;
  • Ihr Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW einzureichen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

An die Datenschutzaufsichtsbehörde im Land NRW sind etwaige Beschwerden zu richten, sofern die Auskunft gebende Behörde ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.

 

9.    Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Unterlagen:

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80-1
Telefax: +49 241 80-92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: https://www.rwth-aachen.de/rektorat

 

10.  Kontaktdaten der behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80-94114
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
Website: https://www.rwth-aachen.de/datenschutz